Saya ingin menghuraikan cara mudah menyimpan akaun dan rekod perniagaan anda. Dengan menyimpan rekod yang lengkap, anda dapat melihat perkembangan perniagaan anda dan membuat rancangan untuk mengembangkan perniagaan ke tahap seterusnya.
(DISCLAIMER: segala yang ditulis dalam entri ini adalah cadangan peribadi penulis semata-mata. Penulis tidak bertanggungjawab atas segala yang berlaku natijah daripada anda mengikuti cadangan penulis).
Berikut adalah langkah-langkah menyimpan rekod perniagaan dengan mudah, tanpa memeningkan kepala mempelajari sistem perakaunan yang susah-susah:
1. Akaun bank berasingan
Walaupun anda berniaga kecil-kecilan tanpa mendaftarkan syarikat, anda sepatutnya mengasingkan duit peribadi anda daripada duit perniagaan. Jika anda sudah mendaftarkan perniagaan (samada bentuk pemilik tunggal, perkongsian atau Sdn Bhd), maka lebih wajiblah anda membuka akaun bank untuk perniagaan dan mengasingkan wang peribadi anda daripadanya.
Jika anda tidak mendaftarkan perniagaan, buka akaun bank kedua atas nama anda untuk menyimpan tunai yang terhasil dari perniagaan anda.
Simpan semua rekod transaksi bank tersebut. Penyata bulanan bank anda adalah dokumen terpenting dalam perniagaan anda. Dengan penyata inilah anda dapat melihat tahap “kesihatan” perniagaan anda. Untuk yang nak memohon kemudahan kewangan daripada bank atau agensi kerajaan, penyata bank adalah dokumen utama yang disemak oleh pegawai pinjaman.
Adalah sangat penting anda mengasingkan duit perniagaan dengan duit peribadi. Setiap transaksi antara kedua-dua akaun tersebut mestilah dicatat. Jangan campur aduk wang peribadi dengan perniagaan. Ini adalah langkah pertama yang anda perlu ambil untuk menyimpan rekod perniagaan yang bersih.
2.  Kos inventori (Belian)
Perkara kedua yang perlu anda buat setelah membuka akaun bank ialah membeli barangan yang akan dijual atau inventori. Barangan ini boleh jadi dalam bentuk bahan mentah (tepung, gula, icing, etc jika anda membuat cupcake) atau bahan siap (contoh: beg tangan, kasut).
Rekod kesemua kos tersebut dengan lengkap: tarikh, item, kuantiti, harga, nama penjual. Itu sahaja. Pastikan anda menyimpan resit bagi semua transaksi yang anda buat.
Catat semua belian anda di dalam satu jadual (hardcopy atau Excel). Column yang perlu ada ialah tarikh, item, kuantiti, harga, dan penjual.
Saya membuat andaian kesemua jualan anda adalah dalam bentuk tunai, bukannya kredit. Perniagaan kecil biasanya menggunakan tunai sahaja.
3. Jualan
Sekali lagi, saya membuat andaian kesemua jualan anda adalah dalam bentuk tunai (jika tidak, mungkin entri ini tak sesuai untuk anda). Tunai adalah “lifeblood” bagi perniagaan kecil, jadi pastikan setiap jualan anda dilangsaikan dengan tunai tanpa ada tempoh hutang.
Untuk setiap jualan, anda perlu mencatit maklumat berikut: tarikh, item, kuantiti, harga, diskaun (jika ada), nama pembeli. Pastikan setiap transaksi direkod dengan menyimpan resit atau slip pembayaran.
Catat semua jualan anda di dalam satu jadual (hardcopy atau worksheet Excel). Sekarang kita sudah ada dua jadual, Belian dan Jualan.
4. Kos-kos lain (Expenses)
Expenses ialah segala kos yang ditanggung dalam perniagaan selain daripada kos membeli bahan mentah dan menghasilkan produk siap untuk dijual. Ini termasuklah pengangkutan, postage, printing, bil elektrik/air/telefon, sewa pejabat, gaji pekerja, marketing, packaging, dan sebagainya.
Sekali lagi, saya menganggap setiap kos-kos tersebut dilangsaikan dalam bentuk tunai (sesuai untuk perniagaan kecil). Catat setiap expenses tersebut dan rekod dalam satu jadual hardcopy atau Excel worksheet. Ini adalah jadual ketiga anda, selepas Belian dan Jualan.
5. Ambilan dan Modal
Ambilan dan Modal adalah pertukaran wang/produk antara akaun peribadi dan akaun perniagaan. Contohnya, jika anda ingin mengambil satu pasang pakaian bayi dalam inventori anda untuk digunakan oleh anak anda sendiri, ini dikira sebagai ambilan. Begitu juga jika anda ingin mengambil wang daripada akaun perniagaan untuk digunakan secara peribadi. Ini juga wajib direkod.
Modal adalah sebaliknya: menggunakan wang peribadi untuk kegunaan perniagaan, atau menggunakan perkakas peribadi untuk kegunaan perniagaan. Ini juga perlu dicatat.
Setiap duit yang bertukar tangan antara akaun peribadi dengan akaun perniagaan anda mesti dicatat, sama ada sebagai ambilan (perniagaan –> peribadi) atau sebagai modal (peribadi –> perniagaan).
_______________________________________
Sekarang kita sudah ada 5 Jadual: Belian, Jualan, Expenses, Ambilan dan Modal. Ini sudah cukup untuk kegunaan peniaga-peniaga kecil yang membuat all-cash transaction, iaitu tiada belian atau jualan kredit, atau pinjaman.
Pastikan duit yang diterima daripada jualan dimasukkan ke dalam bank dengan kerap supaya baki bank anda melambangkan wang yang dimiliki oleh perniagaan anda dengan tepat. Sebaik-baiknya minta pembeli bank-in terus bayaran ke dalam akaun anda.
Saya pernah berborak dengan seorang taukeh kedai Mamak di KL yang memberitahu saya bahawa beliau mempunyai seorang staff yang kerjanya pergi ke bank setiap 30 minit untuk deposit semua wang tunai yang diterima di cash register machine.
Kurangkan simpan duit dalam bentuk petty cash (di luar bank) melainkan untuk beberapa expenses yang tertentu sahaja. Menyimpan petty cash yang banyak boleh meningkatkan nafsu anda untuk mengambil duit itu untuk berbelanja untuk kegunaan peribadi. Dengan ini, tunai bisnes anda akan berkurang.
Guna cek untuk membayar bil, gaji pekerja dan supplier untuk meningkatkan aktiviti akaun bank anda. Kos sekeping cek ialah lebih kurang RM0.50.
Kadangkala anda diminta untuk memberi akaun kewangan yang lengkap untuk disemak. Akaun kewangan lengkap terdiri daripada tiga dokumen: income statement, cashflow statement, dan balance sheet. Anda akan diminta menyiapkan ketiga-tiga dokumen ini kalau anda ingin membuat pinjaman, atau ingin memohon geran.
Anda boleh membina ketiga-tiga dokumen tersebut dengan 5 Jadual yang saya huraikan tadi — Belian, Jualan, Expenses, Ambilan dan Modal. Tak perlu pening-pening kepala, cuma tunjukkan 5 jadual tersebut kepada rakan anda yang pernah belajar accountancy, nescaya rakan anda itu boleh menghasilkan IS/CF/BS untuk perniagaan anda.
Anda seharusnya membiasakan diri anda menyimpan rekod perniagaan yang lengkap walaupun perniagaan anda masih kecil (e.g. menjadi pengedar produk atau menjual barangan di pejabat secara part-time). Dengan menyimpan rekod perniagaan, anda dapat mengkaji untung rugi perniagaan anda, disamping membolehkan anda mengembangkan perniagaan anda di masa hadapan.
Menyimpan rekod bagi perniagaan kecil adalah mudah, tak perlu degree accountancy atau pergi kursus-kursus yang mahal. Anda cuma perlu simpan 5 Jadual sahaja — Belian, Jualan, Expenses, Ambilan dan Modal. Semua transaksi yang penting dalam perniagaan kecil terkandung dalam kelima-lima jadual tersebut.
Jika perniagaan anda dah besar nanti, baru anda perlu fikir mengenai sistem perakaunan yang canggih-canggih. Untuk peniaga kecil, fokus untuk kembangkan perniagaan dan banyakkan cash sales anda. Gunakan sistem menyimpan rekod yang mudah dahulu.
Semoga berjaya!